Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:

SpecialEffX UG (haftungsbeschränkt)
Franz-von-Füll-Straße 8
86922 Eresing
Deutschland

E-Mail: privacy@specialeffx.com
Website: www.meeteffx.com

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:
Klaus Pilsl, E-Mail: klaus.pilsl@specialeffx.com

Für alle Fragen und Anliegen zum Datenschutz können Sie sich an uns unter privacy@specialeffx.com oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Beim Besuch unserer Website

a) Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese sogenannten Logfiles sind technisch erforderlich, um Ihnen eine funktionierende und stabile Website anzuzeigen.

Wir verarbeiten hierbei Daten wie Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt des Zugriffs, die aufgerufene Seite, den Übertragungsstatus sowie Informationen zu Ihrem Browser und Betriebssystem. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht.

b) Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien

Wir setzen auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien ein, um die Funktionalität zu gewährleisten und unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten.

Technisch notwendige Cookies sind für den grundlegenden Betrieb der Seite unerlässlich. Ihr Einsatz ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer funktionierenden Darstellung unseres Angebots gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) gerechtfertigt.

Alle weiteren Cookies, beispielsweise zu Statistik-, Analyse- oder Marketingzwecken, setzen wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erteilen diese Einwilligung über ein Banner beim ersten Besuch unserer Website. Dort erhalten Sie auch detaillierte Informationen zu den eingesetzten Diensten. Ihre Einwilligung ist freiwillig und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen oder anpassen.

4. Bei Abschluss eines Vertrags

Wenn Sie sich entscheiden, Kunde unseres Dienstes zu werden, verarbeiten wir die Daten, die für den Abschluss und die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind.

Dies umfasst zunächst die Erstellung eines Kundenkontos, für das wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Namen Ihrer Organisation speichern. Im weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir zudem Vertrags- und Abrechnungsdaten wie das von Ihnen gewählte Abonnement und Ihren Zahlungsstatus. Die Abwicklung von Zahlungen erfolgt über einen spezialisierten externen Zahlungsdienstleister; wir selbst speichern keine vollständigen Kreditkartendaten oder andere sensible Zahlungsinforationen.

Zweck dieser Datenverarbeitung ist die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer vertraglichen Beziehung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern Ihre vertragsrelevanten Daten für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses. Nach dessen Beendigung bewahren wir die Daten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht (in der Regel 10 Jahre), auf und löschen sie anschließend, soweit kein weiteres berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung besteht.

5. Bei Kontaktaufnahme mit uns

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, mit uns in Kontakt zu treten, beispielsweise per E-Mail oder über die Kontaktangebote auf unserer Website.

Wenn Sie uns eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben, einschließlich Ihrer Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und zu beantworten. Je nach Inhalt Ihrer Anfrage dient als Rechtsgrundlage hierfür die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), falls Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss abzielt, oder unser berechtigtes Interesse an der effizienten Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen einer Löschung entgegenstehen.

6. Bei Anmeldung zu unserem Newsletter

Sofern Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, informieren wir Sie regelmäßig über unsere Produkte, neue Funktionen und interessante Entwicklungen rund um MeetEffX per E-Mail-Newsletter.

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das bedeutet, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung Ihrer Anmeldung bitten. Zweck dieses Verfahrens ist es, Ihre Anmeldung nachweisen und gegebenenfalls einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Hierfür speichern wir den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre IP-Adresse.

Die einzige Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist Ihre E-Mail-Adresse. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link oder durch eine Nachricht an unsere im Impressum genannten Kontaktdaten erklären.

Wir weisen darauf hin, dass wir zum Zwecke der Optimierung unseres Angebots Ihr Nutzerverhalten auswerten. Für diese Auswertung beinhalten die versendeten E-Mails sogenannte Web-Beacons. Mit den so gewonnenen Daten erstellen wir ein pseudonymisiertes Nutzerprofil, um den Newsletter auf Ihre Interessen zuzuschneiden. Auch diese Verarbeitung ist von Ihrer Einwilligung umfasst.

7. Bei Bewerbungen auf Stellenangebote

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei MeetEffX. Wenn Sie sich auf eine unserer Stellenausschreibungen oder initiativ bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.

Zu den verarbeiteten Daten gehören typischerweise Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihr Lebenslauf, Ihre Zeugnisse sowie weitere von Ihnen eingereichte Unterlagen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Sollte es zu keiner Einstellung kommen, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen. Diese Aufbewahrung dient der Abwehr möglicher Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Eine längere Speicherung, beispielsweise für die Aufnahme in einen Talentpool, erfolgt nur auf Grundlage Ihrer separaten, ausdrücklichen Einwilligung. Kommt es zu einem Anstellungsvertrag, werden Ihre Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in Ihre Personalakte überführt.

8. Unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Online-Präsenzen innerhalb sozialer Netzwerke, um unser Unternehmen zu präsentieren, uns mit Interessenten und Kunden auszutauschen und über unsere Leistungen zu informieren.

Beim Besuch unserer Seiten auf Plattformen wie beispielsweise LinkedIn werden personenbezogene Daten von Ihnen durch den jeweiligen Betreiber des Netzwerks verarbeitet. Dies geschieht auch dann, wenn Sie selbst kein Profil in dem jeweiligen sozialen Netzwerk besitzen. Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Analyse von statistischen Daten zur Nutzung unserer Unternehmensseiten, sind wir mit dem Betreiber der Plattform gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Wir nutzen diese aggregierten Nutzungsstatistiken, um unsere Online-Präsenzen zu optimieren und besser auf die Interessen unserer Besucher abzustimmen. Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Außendarstellung und Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auf die weitergehende Datenverarbeitung durch den Betreiber des Netzwerks, der die Daten auch für eigene Zwecke (z.B. Marktforschung und personalisierte Werbung) nutzt, haben wir keinen Einfluss. Wir weisen darauf hin, dass die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte am effektivsten direkt beim jeweiligen Plattformbetreiber möglich ist, da nur dieser den vollständigen Zugriff auf die Daten hat. Detaillierte Informationen über die Datenverarbeitung durch die Plattformbetreiber sowie zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen der Netzwerke.

9. Verantwortlichkeit unserer Kunden

Für alle Inhalte und Daten, die unsere Kunden (die „Moderatoren“) und deren eingeladene Teilnehmer im Rahmen der Nutzung unserer Plattform verarbeiten, handeln wir ausschließlich als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Das bedeutet: Der datenschutzrechtlich Verantwortliche für Ihre Daten ist nicht MeetEffX, sondern unser Kunde – also die Person oder Organisation, die Sie zu dem Meeting eingeladen hat. Unser Kunde legt die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung fest und ist allein dafür zuständig, eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sicherzustellen. Unsere vertraglichen und rechtlichen Pflichten als Auftragsverarbeiter sind in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit unserem Kunden detailliert geregelt. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden und für dessen Zwecke.

10. Welche Daten verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden

Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten, die während der Nutzung von MeetEffX anfallen können:

• Meeting-Inhalte: Von Nutzern aktiv eingegebene Informationen wie Agendapunkte, Notizen, zugewiesene Aufgaben und Protokolle.
• Meeting-Metadaten: Zur Bereitstellung des KI-gestützten Coachings analysiert unser System Metadaten der Kommunikation. Hierzu zählen beispielsweise die Redeanteile einzelner Teilnehmer oder Interaktionsmuster. Es ist uns wichtig zu betonen, dass wir hierfür keine Video- oder Audio-Rohdaten aufzeichnen oder dauerhaft speichern.
• Daten zu Persönlichkeitstypen: Unsere Software bietet die Möglichkeit, freiwillig an einem Fragebogen teilzunehmen, um einen Persönlichkeitstyp zu ermitteln. Dieser kann auch ohne Test direkt angegeben werden. Die Ergebnisse dienen dazu, dem Moderator im Rahmen des Coachings zu helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

11. Transparenzhinweis zum Einsatz Künstlicher Intelligenz

Unsere Software ist ein KI-gestützter Meeting-Coach. Gemäß den Transparenzgeboten informieren wir Sie hiermit transparent über die Funktionsweise der KI, mit der Sie interagieren:

Das System analysiert die oben genannten Metadaten der Kommunikation und Interaktion, um dem Moderator (unserem Kunden) automatisiertes Feedback und Coaching-Hinweise zur Verbesserung der Sitzungsleitung zu geben. Ein Teil dieser Funktionalität kann die Erkennung von Merkmalen sein, die als „Persönlichkeitstypen“ oder „Interaktionsmuster“ kategorisiert werden. Dies dient ausschließlich dem Coaching-Zweck innerhalb des jeweiligen Meetings. Die Nutzung dieser Funktionen ist für Sie als Teilnehmer stets freiwillig und erfordert eine aktive Mitwirkung.

Die Verarbeitung dieser Daten dient dem Zweck, unserem Kunden die vertraglich vereinbarten Funktionen von MeetEffX bereitzustellen. Eine Auswertung für eigene Zwecke von MeetEffX findet ausschließlich in anonymer, zusammengefasster Form statt, aus der sich weder auf einzelne Personen noch auf einzelne Kunden zurückschließen lässt, und ausschließlich zu den Zwecken des sicheren Betriebs, der Fehleranalyse und der Weiterentwicklung des Dienstes. Meeting-Inhalte sowie Ergebnisse der Persönlichkeits- und Stimmungsanalyse fließen in diese Statistiken nicht ein. Eine personenbezogene oder auf einzelne Kunden bezogene Auswertung findet nicht statt. Wir geben diese Statistiken nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht zu Werbezwecken und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

12. Weitergabe von Daten an Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse daran besteht oder Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben.

Zu den Empfängern Ihrer Daten können insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern und Dritten gehören:

• Anbieter von IT-Infrastruktur: Für den sicheren Betrieb unserer Plattform und die Speicherung unserer Daten (z.B. Rechenzentren, Hosting- und Datenbank-Provider).
• Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Zahlungen im Rahmen unserer Vertragsbeziehung.
• Anbieter von Kommunikations- und Marketing-Tools: Für den Versand von System-E-Mails sowie, falls Sie eingewilligt haben, für den Versand unseres Newsletters.
• Anbieter von Analyse- und Support-Tools: Zur Sicherstellung des stabilen Betriebs unserer Anwendung und zur Behebung von technischen Fehlern.
• Externe Berufsgeheimnisträger: Wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte, die wir für unsere ordnungsgemäße Geschäftsführung in Anspruch nehmen.
• Behörden und staatliche Stellen: Sofern wir zur Auskunft oder Übermittlung gesetzlich verpflichtet sind (z.B. gegenüber Finanzbehörden oder Gerichten).
• Inkassodienstleister: Zur Durchsetzung unserer Forderungen im Falle eines Zahlungsverzugs.
• Derzeit setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein: Hetzner Online GmbH (Server-/Hosting-Infrastruktur, Deutschland), Neon, Inc. (Datenbank-Hosting, EU-Region Frankfurt), Sendinblue GmbH / Brevo (Versand von System-E-Mails, Deutschland), Mistral AI SAS (KI-Funktionen, Frankreich), Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungsabwicklung, Irland) sowie die Haufe Service Center GmbH (Rechnungsstellung und Buchhaltung mit Lexware Office; Kernfunktionen in Deutschland, ergänzende Funktionen des Anbieters können Unterauftragsverarbeiter ausserhalb der EU einbeziehen).

Sofern unsere Dienstleister als Auftragsverarbeiter für uns tätig werden, stellen wir durch den Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO sicher, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der Datenschutzgesetze verarbeitet werden.

13. Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU/EWR

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Sollten wir im Ausnahmefall Dienstleister einsetzen, die Daten in Staaten außerhalb des EWR (sogenannten Drittstaaten) verarbeiten oder dort ihren Sitz haben, findet eine Übermittlung nur statt, wenn für das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.

Dies kann durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) gewährleistet sein, wie er beispielsweise für Unternehmen besteht, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Liegt kein solcher Beschluss vor, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere auf den Abschluss der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln. Wir prüfen in diesen Fällen zudem, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Die Datenschutz-Grundverordnung gewährt Ihnen eine Reihe von Rechten in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Bitte beachten Sie, dass für Daten, die wir in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden verarbeiten (siehe Teil C), Ihr primärer Ansprechpartner der jeweilige Kunde (der Verantwortliche) ist. Wir werden diesen jedoch bei der Beantwortung Ihres Anliegens nach Kräften unterstützen.

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben und weitere Informationen zur Verarbeitung erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten die Sie betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, deren unverzügliche Berichtigung zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn diese für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie eine Einwilligung widerrufen haben oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist. Dieses Recht besteht nicht, soweit wir zur Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sofern wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung (z.B. für den Newsletter) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet Ihrer hier genannten Rechte steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

16. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir treffen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen gehören unter anderem die Verschlüsselung Ihrer Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, die Implementierung von strengen Zugriffskontrollen und die regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitskonzepte. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

17. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer sind der jeweilige Zweck der Verarbeitung und die einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht). Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein, das Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

19. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets an die aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch unserer Website gilt jeweils die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu konsultieren.