Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:

SpecialEffX UG (haftungsbeschränkt)
Franz-von-Füll-Straße 8
86922 Eresing
Deutschland

E-Mail: privacy@meeteffx.com
Website: www.meeteffx.com

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:
Klaus Pilsl, E-Mail: klaus.pilsl@specialeffx.com

Für alle Fragen und Anliegen zum Datenschutz können Sie sich an uns unter privacy@meeteffx.com oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Beim Besuch unserer Website

a) Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese sogenannten Logfiles sind technisch erforderlich, um Ihnen eine funktionierende und stabile Website anzuzeigen.

Wir verarbeiten hierbei Daten wie Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt des Zugriffs, die aufgerufene Seite, den Übertragungsstatus sowie Informationen zu Ihrem Browser und Betriebssystem. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unseres Online-Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht.

b) Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien

Wir setzen auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien ein, um die Funktionalität zu gewährleisten und unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten.

Technisch notwendige Cookies sind für den grundlegenden Betrieb der Seite unerlässlich. Ihr Einsatz ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer funktionierenden Darstellung unseres Angebots gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) gerechtfertigt.

Alle weiteren Cookies, beispielsweise zu Statistik-, Analyse- oder Marketingzwecken, setzen wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erteilen diese Einwilligung über ein Banner beim ersten Besuch unserer Website. Dort erhalten Sie auch detaillierte Informationen zu den eingesetzten Diensten. Ihre Einwilligung ist freiwillig und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen oder anpassen.

4. Bei Abschluss eines Vertrags

Wenn Sie sich entscheiden, Kunde unseres Dienstes zu werden, verarbeiten wir die Daten, die für den Abschluss und die Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind.

Dies umfasst zunächst die Erstellung eines Kundenkontos, für das wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Namen Ihrer Organisation speichern. Da sich unser Angebot ausschließlich an Unternehmer richtet, erheben wir beim Start einer kostenlosen Testphase und bei einer Bestellung zusätzlich die Firma des Kunden einschließlich ihrer Rechtsform und speichern Ihre Erklärung, dass Sie in Ausübung Ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln und zur Vertretung des angegebenen Unternehmens berechtigt sind, zusammen mit dem Zeitpunkt und der Fassung der zugrunde liegenden Vertragstexte. Für die Rechnungstellung können Sie uns freiwillig eine Rechnungsanschrift und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Im weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir zudem Vertrags- und Abrechnungsdaten wie das von Ihnen gewählte Abonnement und Ihren Zahlungsstatus. Die Abwicklung von Zahlungen erfolgt über einen spezialisierten externen Zahlungsdienstleister; wir selbst speichern keine vollständigen Kreditkartendaten oder andere sensible Zahlungsinformationen.

Zweck dieser Datenverarbeitung ist die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer vertraglichen Beziehung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern Ihre vertragsrelevanten Daten für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses. Nach dessen Beendigung bewahren wir die Daten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht (in der Regel 10 Jahre), auf und löschen sie anschließend, soweit kein weiteres berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung besteht.

5. Bei Kontaktaufnahme mit uns

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, mit uns in Kontakt zu treten, beispielsweise per E-Mail oder über die Kontaktangebote auf unserer Website.

Wenn Sie uns eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben, einschließlich Ihrer Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und zu beantworten. Je nach Inhalt Ihrer Anfrage dient als Rechtsgrundlage hierfür die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), falls Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss abzielt, oder unser berechtigtes Interesse an der effizienten Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen einer Löschung entgegenstehen.

6. Bei Anmeldung zu unserem Newsletter

Sofern Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, informieren wir Sie regelmäßig über unsere Produkte, neue Funktionen und interessante Entwicklungen rund um SpecialEffX per E-Mail-Newsletter.

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das bedeutet, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung Ihrer Anmeldung bitten. Zweck dieses Verfahrens ist es, Ihre Anmeldung nachweisen und gegebenenfalls einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Hierfür speichern wir den Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie Ihre IP-Adresse.

Die einzige Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist Ihre E-Mail-Adresse. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link oder durch eine Nachricht an unsere im Impressum genannten Kontaktdaten erklären.

7. Bei Bewerbungen auf Stellenangebote

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei MeetEffX. Wenn Sie sich auf eine unserer Stellenausschreibungen oder initiativ bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.

Zu den verarbeiteten Daten gehören typischerweise Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihr Lebenslauf, Ihre Zeugnisse sowie weitere von Ihnen eingereichte Unterlagen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Sollte es zu keiner Einstellung kommen, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen. Diese Aufbewahrung dient der Abwehr möglicher Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Eine längere Speicherung, beispielsweise für die Aufnahme in einen Talentpool, erfolgt nur auf Grundlage Ihrer separaten, ausdrücklichen Einwilligung. Kommt es zu einem Anstellungsvertrag, werden Ihre Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in Ihre Personalakte überführt.

8. Unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Online-Präsenzen innerhalb sozialer Netzwerke, um unser Unternehmen zu präsentieren, uns mit Interessenten und Kunden auszutauschen und über unsere Leistungen zu informieren.

Beim Besuch unserer Seiten auf Plattformen wie beispielsweise LinkedIn, YouTube oder Instagram werden personenbezogene Daten von Ihnen durch den jeweiligen Betreiber des Netzwerks verarbeitet. Dies geschieht auch dann, wenn Sie selbst kein Profil in dem jeweiligen sozialen Netzwerk besitzen. Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Analyse von statistischen Daten zur Nutzung unserer Unternehmensseiten, sind wir mit dem Betreiber der Plattform gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO.

Wir nutzen diese aggregierten Nutzungsstatistiken, um unsere Online-Präsenzen zu optimieren und besser auf die Interessen unserer Besucher abzustimmen. Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Außendarstellung und Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auf die weitergehende Datenverarbeitung durch den Betreiber des Netzwerks, der die Daten auch für eigene Zwecke (z.B. Marktforschung und personalisierte Werbung) nutzt, haben wir keinen Einfluss. Wir weisen darauf hin, dass die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte am effektivsten direkt beim jeweiligen Plattformbetreiber möglich ist, da nur dieser den vollständigen Zugriff auf die Daten hat. Detaillierte Informationen über die Datenverarbeitung durch die Plattformbetreiber sowie zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den jeweiligen Datenschutzerklärungen der Netzwerke.

9. Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung des Dienstes

Dieser Abschnitt betrifft die Nutzung unserer Anwendung und unserer Website selbst. Wir überwachen den Betrieb, sichern den Dienst gegen missbräuchliche Inanspruchnahme ab und nehmen Rückmeldungen entgegen. Für diese Verarbeitungen sind wir Verantwortlicher. Sie sind von der Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden (Teil C) zu unterscheiden.

a) Betriebs- und Nutzungsmessung in der Anwendung

Beim Betrieb unserer Anwendung zeichnen wir Ereignisse auf, die den Verlauf der Vertragsbeziehung abbilden. Hierzu zählen insbesondere die Anmeldung eines Nutzers, das Anlegen einer Organisation, der Start und der Ablauf einer kostenlosen Testphase, der Beginn eines Bestellvorgangs, die Aktivierung, der Wechsel und die Kündigung eines Abonnements einschließlich eines von Ihnen freiwillig angegebenen Kündigungsgrundes, gescheiterte Zahlungen sowie erteilte Zustimmungen zu unseren Vertragstexten. Ergänzend erfassen wir technische Betriebswerte, insbesondere die Antwortzeiten unserer Systeme und die Kosten der für Sie eingesetzten KI-Modelle.

Zweck dieser Verarbeitung ist die Überwachung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebs, die Analyse von Fehlern und Störungen, die Planung unserer Kapazitäten und die statistische Auswertung der Frage, an welcher Stelle unser Angebot angenommen oder abgebrochen wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Dienst störungsfrei bereitzustellen, Fehler zu erkennen und zu beheben, die Wirtschaftlichkeit des Betriebs zu überwachen und unser Angebot auf einer belastbaren Tatsachengrundlage weiterzuentwickeln.

Wir setzen hierfür kein Werkzeug eines Drittanbieters ein. Es ist weder ein Analyse- oder Tracking-Dienst noch ein Werbenetzwerk eingebunden. Die Messung erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Servern innerhalb der Europäischen Union und ausschließlich aus Vorgängen, die dort ohnehin ablaufen. Wir speichern zu diesem Zweck keine Informationen auf Ihrem Endgerät und greifen nicht auf Informationen zu, die auf Ihrem Endgerät gespeichert sind; insbesondere setzen wir hierfür keine Cookies und lesen keine Kennungen aus Ihrem Browser aus. Der Tatbestand des § 25 Abs. 1 des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG) ist deshalb nicht eröffnet; einer Einwilligung bedarf diese Messung nicht.

Die einzelnen Ereignisdaten tragen eine Kennung der Organisation und des handelnden Nutzers und sind damit einer Person zuzuordnen. Wir speichern sie taggenau, das heißt ohne Uhrzeit, und ohne jedes Freitextfeld. Wir löschen sie automatisiert nach 180 Tagen. Aus ihnen bilden wir zusammengefasste Kennzahlen, beispielsweise die Zahl der in einer Kalenderwoche begonnenen Testphasen. Diese Kennzahlen enthalten weder eine Kennung einer Organisation noch eine Kennung einer Person. Eine Kennzahl, die etwas über unsere Kunden aussagt, bilden wir nur, wenn mehrere Organisationen zu ihr beitragen, sodass sich weder eine Person noch eine einzelne Organisation aus ihr herauslesen lässt; das Verfahren dazu beschreiben wir im Trust Center auf unserer Website. Wir bewahren sie zeitlich unbegrenzt auf, weil sie keinen Personenbezug aufweisen und die Entwicklung unseres Dienstes über die Jahre hinweg vergleichbar bleiben soll.

Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Eine Nachricht in Textform an privacy@meeteffx.com genügt; ein Kunde kann den Widerspruch auch für seine gesamte Organisation erklären. Wir beenden dann die Aufzeichnung weiterer Ereignisdaten zu Ihrer Person beziehungsweise zu der Organisation und löschen die zu Ihnen vorhandenen Ereignisdaten, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Bereits gebildete zusammengefasste Kennzahlen bleiben hiervon unberührt, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen und sich Ihr Beitrag zu ihnen nicht mehr herauslösen lässt.

Seit dem 4. September 2026 zählen wir zusätzlich, wie viele verschiedene Nutzer und Organisationen die Anwendung je Stunde und je Tag verwenden. Dafür speichern wir statt Ihrer Nutzerkennung lediglich einen Einwegwert (Hashwert) aus Ihrer Nutzerkennung und einem geheimen Zufallswert zusammen mit der Stunde und der Kennung Ihrer Organisation; der Zufallswert dient allein dieser Messung, ist also nicht mit der Reichweitenmessung auf unserer Website (b) verknüpfbar, und wird an jedem Kalendertag überschrieben, sodass Sie an einem späteren Tag nicht wiedererkannt werden können. Die Einzelwerte eines Tages fassen wir jede Nacht zu reinen Zählwerten zusammen und löschen sie danach; Rechtsgrundlage ist auch insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, und Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen – eine Nachricht an privacy@meeteffx.com genügt.

b) Cookielose Reichweitenmessung auf unserer Website

Auf unserer Website messen wir, wie viele Besuche es gibt, über welche Seite und welche Herkunft (etwa eine Suchmaschine oder ein Link) sie beginnen, wie viele Seiten ein Besuch umfasst und wie lange er dauert. Die Messung erfolgt serverseitig beim Ausliefern der Seite. Um die Aufrufe eines Besuchs einander zuordnen zu können, bilden wir aus Ihrer IP-Adresse und der Kennung Ihres Browsers einen Hashwert, den wir zusätzlich mit einem Zufallswert verfremden. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht; aus dem Hashwert lässt sie sich nicht zurückrechnen. Den Zufallswert überschreiben wir regelmäßig, spätestens nach sieben Tagen; danach kann derselbe Browser nicht mehr wiedererkannt werden. Die Einzelzeilen eines Tages fassen wir jede Nacht zu Summen zusammen und löschen sie; die Summen enthalten keinen Hashwert mehr.

Wir setzen hierfür keine Cookies, speichern nichts auf Ihrem Endgerät und lesen nichts daraus aus; ein Werkzeug eines Drittanbieters ist nicht eingebunden. Einer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG bedarf es daher nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Reichweite unserer Website ohne Eingriff in Ihr Endgerät zu kennen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen; eine Nachricht an privacy@meeteffx.com genügt.

Zusätzlich ordnen wir jeden Aufruf einer von vier groben Herkunftsklassen zu: Suchmaschine, LinkedIn, direkt oder andere. Grundlage hierfür ist allein der Hostname der verweisenden Seite, also beispielsweise google.de. Den übrigen Teil der verweisenden Adresse lesen wir bewusst nicht aus. Wir speichern deshalb weder die vollständige Adresse der verweisenden Seite noch einen Suchbegriff noch eine Kampagnenkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Reichweite unseres Angebots in Grundzügen einschätzen zu können, ohne das Verhalten einzelner Besucher nachzuverfolgen.

c) Schutz der kostenlosen Testphase vor mehrfacher Inanspruchnahme

Die kostenlose Testphase steht jeder Person einmal zur Verfügung. Damit sie nicht durch das wiederholte Anlegen neuer Konten mehrfach in Anspruch genommen wird, speichern wir beim Start einer Testphase nicht Ihre E-Mail-Adresse, sondern einen aus ihr berechneten Prüfwert. Dieser Prüfwert wird mit einem Einwegverfahren (SHA-256) unter Zusatz eines nur uns bekannten Geheimnisses gebildet, das nicht in der Datenbank liegt. Aus dem Prüfwert lässt sich die E-Mail-Adresse nicht zurückgewinnen; er dient ausschließlich dem Abgleich mit einer später erneut eingegebenen Adresse. Neben dem Prüfwert speichern wir den Zeitpunkt der ersten Testphase und das Datum, bis zu dem die Sperre gilt. Ein Name, eine Anschrift oder eine sonstige Angabe zu Ihrer Person wird hierbei nicht gespeichert.

Die Sperre gilt für 365 Tage ab dem Start der Testphase. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine unentgeltliche Leistung nicht wiederholt an dieselbe Person zu erbringen und die damit verbundenen Kosten des Betriebs und der KI-Nutzung zu begrenzen.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin: Dieser Prüfwert bleibt erhalten, wenn Sie Ihr Nutzerkonto oder Ihre Organisation löschen, und er wird auch von einem Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO nicht erfasst. Anderenfalls ließe sich die Sperre dadurch umgehen, dass das Konto gelöscht und mit derselben Adresse neu angelegt wird; die Sperre wäre dann wirkungslos und der Zweck der Verarbeitung entfiele. Wir stützen die Fortdauer der Speicherung darauf, dass der Verarbeitung zwingende schutzwürdige Gründe im Sinne des Art. 21 Abs. 1 DSGVO zugrunde liegen und die Löschpflicht nach Art. 17 Abs. 1 lit. c DSGVO deshalb nicht eingreift.

Eine Sperre können wir im Einzelfall aufheben, etwa wenn eine Testphase aus von uns zu vertretenden Gründen nicht nutzbar war. Wenden Sie sich hierfür an privacy@meeteffx.com. Über die Aufhebung entscheidet eine Person bei uns; wir halten Zeitpunkt und Grund der Aufhebung fest.

d) Rückmeldefunktion in der Anwendung

In der Anwendung steht Ihnen eine Rückmeldefunktion zur Verfügung, über die Sie uns Hinweise, Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschläge in einem Freitextfeld senden können. Neben Ihrem Text übermitteln wir die Seite, von der aus die Rückmeldung abgesandt wurde, sowie – wenn die Rückmeldung aus einem Meeting heraus erfolgt – dessen Bezeichnung, damit wir den geschilderten Sachverhalt einordnen können.

Sie entscheiden bei jeder Rückmeldung selbst, ob wir sie Ihrer Person zuordnen dürfen. Sie können zwischen einer anonymen Rückmeldung, einer namentlichen Rückmeldung und einer Rückmeldung wählen, bei der Sie zusätzlich mit Rückfragen einverstanden sind. Wählen Sie die anonyme Rückmeldung, speichern wir keinen Bezug zu Ihrem Nutzerkonto – auch nicht intern und auch nicht nur für uns sichtbar.

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihres Anliegens und die Verbesserung des Dienstes. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Auswertung und Behebung gemeldeter Mängel nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei einer anonymen Rückmeldung verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten. Wir bitten Sie, im Freitextfeld keine personenbezogenen Daten Dritter und keine Meeting-Inhalte anzugeben, soweit dies für die Schilderung nicht erforderlich ist. Abgeschlossene und nicht weiterverfolgte Rückmeldungen löschen wir 90 Tage nach ihrem Abschluss; noch offene Rückmeldungen bewahren wir auf, bis sie bearbeitet sind.

10. Verknüpfung eines externen Kalenders

Sie können Ihr Nutzerkonto freiwillig mit Ihrem Kalender bei Google (Google Kalender) oder bei Microsoft (Outlook beziehungsweise Microsoft 365) verknüpfen, damit Termine aus Ihrem Kalender im Dienst erscheinen und im Dienst geplante Meetings in Ihren Kalender eingetragen werden können.

Die Verknüpfung erfolgt über das Verfahren OAuth. Zugangsdaten zu Ihrem Konto beim jeweiligen Anbieter erhalten wir dabei nicht. Bei uns gespeichert werden ein Zugriffs- und ein Erneuerungstoken, deren Gültigkeitsdauer, der Umfang der erteilten Berechtigungen sowie die E-Mail-Adresse des verknüpften Kontos, damit Ihnen angezeigt werden kann, welches Konto verbunden ist. Die Token werden nicht im Klartext gespeichert, sondern zusätzlich zur Verschlüsselung der Datenbank mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM).

Mit der Verknüpfung werden Termindaten zwischen dem Dienst und dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht. Der Anbieter – Google Ireland Limited beziehungsweise Microsoft Ireland Operations Limited – verarbeitet diese Daten auf Grundlage des Vertrages, der zwischen Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber und dem Anbieter besteht. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; der Anbieter wird insoweit nicht für uns tätig.

Die Verknüpfung ist freiwillig; der Dienst ist auch ohne sie nutzbar. Sie können die Verknüpfung jederzeit trennen; wir löschen die gespeicherten Token dann vollständig. Löschen Sie Ihr Nutzerkonto, werden die Verknüpfung und die Token ebenfalls gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verknüpfung Bestandteil der von Ihnen abgerufenen Funktionen ist; soweit hierin keine Vertragserfüllung zu sehen ist, stützen wir die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie im Verknüpfungsvorgang erteilen und durch das Trennen der Verknüpfung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

11. Reflexionen und persönlicher Lernspeicher

Nach einem Meeting können Sie im Dienst eine kurze Reflexion festhalten: eine Bewertung des Meetings sowie Ihre Antworten auf drei Fragen – was gut gelaufen ist, was Sie beim nächsten Mal anders machen möchten und welche Erkenntnis Sie mitnehmen. Diese Notizen schreiben Sie ausschließlich für sich selbst.

Wir speichern diese Notizen nur, wenn Sie uns dies ausdrücklich gestatten. Ohne Ihre Einwilligung bleibt eine Reflexion allein in Ihrem Browser sichtbar und wird nicht an uns übermittelt. Rechtsgrundlage der Speicherung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Verarbeitet werden der Wortlaut Ihrer Notizen, die Art der jeweiligen Antwort, die von Ihnen vergebene Bewertung, der Zeitpunkt sowie – sofern die Reflexion zu einem bestimmten Meeting gehört – dessen Kennung.

Der Lernspeicher ist an Ihre Person gebunden und nicht an die Organisation, über die Sie den Dienst nutzen. Er bleibt Ihnen deshalb auch dann erhalten, wenn Sie die Organisation wechseln oder Ihre Mitgliedschaft dort endet.

Der Moderator eines Meetings erhält den Wortlaut Ihrer Notizen zu keinem Zeitpunkt. Er kann – und dies nur, wenn Sie zusätzlich Ihr Persönlichkeitsprofil für ihn freigegeben haben – einen allgemein gehaltenen Gesprächshinweis erhalten, der keine Inhalte Ihrer Notizen wiedergibt. Die beiden Freigaben sind voneinander unabhängig; Sie können jede einzeln erteilen und einzeln zurücknehmen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Mit dem Widerruf löschen wir sämtliche gespeicherten Notizen unwiderruflich; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Den Widerruf finden Sie unmittelbar an derselben Stelle, an der Sie die Einwilligung erteilt haben.

Ihre Notizen sind Bestandteil der Datenauskunft und des Datenexports (siehe Nr. 21). Sie können sie also jederzeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format herunterladen und mitnehmen.

Wir speichern die Notizen bis zu Ihrem Widerruf, längstens bis zur Löschung Ihres Nutzerkontos.

Zusammenfassung Ihrer Notizen mit Hilfe Künstlicher Intelligenz: Damit Sie nicht selbst zurückblättern müssen, fassen wir Ihre gespeicherten Notizen zu einem kurzen Text zusammen, der sich mit jeder neuen Reflexion aktualisiert. Für diese Zusammenfassung übermitteln wir die wiederkehrenden Themen aus Ihren Notizen im Wortlaut an unseren KI-Dienstleister in der Europäischen Union (siehe Nr. 19). Der Dienstleister nutzt die Übermittlung nicht zum Training seiner Modelle; er hält Anfragen und Antworten lediglich 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch vor.

Diese Verarbeitung ist Bestandteil der Einwilligung in den Lernspeicher: Widerrufen Sie diese, entfällt mit den Notizen auch die Zusammenfassung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Zusammenfassung entsteht auf unserem Server und wird ausschließlich Ihnen angezeigt. Der Moderator eines Meetings erhält sie nicht — für ihn gilt unverändert, was oben steht: Er sieht den Wortlaut Ihrer Notizen zu keinem Zeitpunkt.

12. Partnerprogramm

Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die für MeetEffX werben und dafür eine Provision erhalten. Nehmen Sie an diesem Partnerprogramm teil, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten.

Verarbeitet werden Ihr Name, gegebenenfalls Ihre Firma und ein Ansprechpartner, Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Angabe, ob Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind, Ihre Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN und gegebenenfalls BIC), der vereinbarte Provisionssatz sowie die abgerechneten Vorgänge und Zahlungen.

Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Partnervertrags einschließlich der Abrechnung. Die Abrechnung erfolgt im Gutschriftverfahren nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG: Wir stellen die Abrechnung aus, nicht Sie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, hinsichtlich der Aufbewahrung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).

Empfänger dieser Daten sind unser Buchhaltungsdienstleister (siehe Nr. 19), unser Versanddienstleister für den Versand der Gutschrift sowie unser Kreditinstitut für die Auszahlung.

Abrechnungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf. Ihre Bankverbindung löschen wir, sobald die Teilnahme am Partnerprogramm beendet ist und keine offenen Zahlungen mehr bestehen.

13. Erprobung und Abnahme des Dienstes

Vor der Freigabe neuer Fassungen unseres Dienstes lassen wir dessen Funktionen planmäßig erproben. Die dabei entstehenden Prüfprotokolle führen wir in einer gesonderten, nicht öffentlich zugänglichen Anwendung.

Verarbeitet werden der Name der prüfenden Person, ihre E-Mail-Adresse, ihre Beobachtungen im Wortlaut sowie der Zeitpunkt der Eintragung. Zugang haben ausschließlich namentlich benannte Personen.

Zweck ist die Qualitätssicherung und die Nachvollziehbarkeit, welche Fassung des Dienstes mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Fehler vor der Freigabe zu erkennen und den Prüfstand belegen zu können. Handelt es sich bei der prüfenden Person um Beschäftigte, tritt § 26 BDSG hinzu.

Prüfprotokolle löschen wir, sobald die betreffende Fassung nicht mehr im Einsatz ist, spätestens nach drei Jahren.

14. Meeting-Begleiter für den Rechner (Companion)

Ergänzend zum Dienst im Browser bieten wir ein Programm an, das Sie auf Ihrem Rechner installieren können. Es begleitet ein laufendes Meeting und gibt Ihnen während des Gesprächs Rückmeldung zu Ihrem eigenen Auftreten. Die Nutzung ist freiwillig; der Dienst ist ohne dieses Programm vollständig nutzbar.

Nach Ihrer Freigabe greift das Programm auf Ihr Mikrofon und – sofern Sie dies zusätzlich gestatten – auf Ihre Kamera zu. Beides analysiert es AUSSCHLIESSLICH auf Ihrem Gerät.

Beim ersten Start lädt das Programm das Modell für die Spracherkennung von huggingface.co und das Modell für Ausdrucksmerkmale von github.com herunter; dabei erhält der jeweilige Anbieter – wie bei jedem Download – die IP-Adresse Ihres Geräts, jedoch keine Meeting-Daten.

Ton- und Bildaufnahmen verlassen Ihren Rechner zu keinem Zeitpunkt. Sie werden weder an uns noch an Dritte übermittelt und von uns nicht gespeichert. Übermittelt werden allein die daraus errechneten Kennzahlen: Ihr Redeanteil, Ihr Sprechtempo, ein Wert für die Verständlichkeit, ein Wert für die Energie, die Zahl der eigenen Unterbrechungen sowie – bei aktivierter Kamera-Analyse – Werte für Aufmerksamkeit und Zugewandtheit.

Aussagen über Ihre Gefühlslage im Einzelnen – etwa die Zuordnung zu einer bestimmten Emotion – verlassen Ihr Gerät nicht. Sie werden ausschließlich Ihnen selbst angezeigt und weder an uns noch an den Moderator oder andere Teilnehmer übermittelt. Damit setzen wir das Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz nach Art. 5 Abs. 1 lit. f der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) um.

Ein einzelner, grober Stimmungswert kann – und nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung – in ein Gruppenbild einfließen. Dieses Gruppenbild entsteht erst, wenn mindestens drei Teilnehmende zugestimmt haben und einen Wert beitragen; die Einzelwerte werden dabei verworfen, nicht gespeichert und niemals einer Person zugeordnet angezeigt. Daneben sieht die Moderation für Energie, Verständlichkeit und Sprechtempo jeweils einen Durchschnittswert der Gruppe; dieser wird erst angezeigt, wenn mindestens zwei Teilnehmende einen Wert zu der jeweiligen Kennzahl beitragen.

Getrennt hiervon können Sie eine Mitschrift Ihrer eigenen Redebeiträge an das Meeting senden. Diese Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und erfordert eine eigene, zusätzliche Freigabe. Übermittelt wird auch dann ausschließlich der auf Ihrem Gerät erzeugte TEXT, niemals die Tonaufnahme.

Seit dem 25. September 2026 ist die Spracherkennung zusätzlich ohne dieses Programm unmittelbar im Browser in der Meeting-App möglich. Das Mikrofon wird dabei ausschließlich für die Spracherkennung auf Ihrem eigenen Gerät verwendet; das dafür benötigte Spracherkennungsmodell (Whisper) lädt die Meeting-App von unserem eigenen Server. Den Zugriff auf die Kamera sperrt die Meeting-App im Browser durch ihre Berechtigungsrichtlinie vollständig. Die Tonaufnahme verlässt Ihr Gerät auch hier zu keinem Zeitpunkt; der erkannte Text wird nur übermittelt, wenn Sie die Mitschrift ausdrücklich freigegeben haben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch das Programm ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Jede der genannten Freigaben – Mikrofon, Kamera, Stimmungswert, Mitschrift – erteilen Sie einzeln und können sie einzeln und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen, indem Sie die jeweilige Funktion abschalten oder das Programm beenden.

Die übermittelten Kennzahlen verarbeiten wir im Auftrag des Kunden, in dessen Meeting Sie sich befinden (siehe Teil C). Wir bewahren sie zusammen mit den zugehörigen Nachweisen Ihrer Freigaben 730 Tage (zwei Jahre) nach dem Meeting auf und löschen sie anschließend automatisch.

Weitere Einzelheiten, insbesondere die vollständige Liste der übermittelten Kennzahlen, finden Sie in unserem Trust Center unter www.meeteffx.com/trust-center.

15. Eintrag in unsere Startliste

Solange einzelne Bereiche unseres Angebots noch nicht öffentlich verfügbar sind, können Sie sich in eine Liste eintragen, um zum Start benachrichtigt zu werden. Verarbeitet werden Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, eine von Ihnen freiwillig hinterlassene Nachricht sowie die Angabe, über welches Angebot der Eintrag zustande kam.

Zweck ist ausschließlich die einmalige Benachrichtigung zum Start. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können; eine Nachricht an privacy@meeteffx.com genügt.

Ihren Eintrag löschen wir, sobald die Benachrichtigung erfolgt ist, spätestens zwölf Monate nach dem Eintrag. Ein Eintrag in der Startliste ist keine Anmeldung zu unserem Newsletter (Nr. 6); beides ist voneinander unabhängig.

16. Verantwortlichkeit unserer Kunden

Für alle Inhalte und Daten, die unsere Kunden (die „Moderatoren“ und „Teilnehmer“) und deren eingeladene Teilnehmer im Rahmen der Nutzung unserer Plattform verarbeiten, handeln wir ausschließlich als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Das bedeutet: Der datenschutzrechtlich Verantwortliche für Ihre Daten ist nicht MeetEffX, sondern unser Kunde – also die Person oder Organisation, die Sie zu dem Meeting eingeladen hat. Unser Kunde legt die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung fest und ist allein dafür zuständig, eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sicherzustellen. Unsere vertraglichen und rechtlichen Pflichten als Auftragsverarbeiter sind in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit unserem Kunden detailliert geregelt. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Weisung des Kunden und für dessen Zwecke.

17. Welche Daten verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden

Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten, die während der Nutzung von MeetEffX anfallen können:

• Meeting-Inhalte: Von Nutzern aktiv eingegebene Informationen wie Agendapunkte, Notizen, zugewiesene Aufgaben und Protokolle.
• Meeting-Metadaten: Zur Bereitstellung des KI-gestützten Coachings analysiert unser System Metadaten der Kommunikation. Hierzu zählen beispielsweise die Redeanteile einzelner Teilnehmer oder Interaktionsmuster. Es ist uns wichtig zu betonen, dass wir hierfür keine Video- oder Audio-Rohdaten aufzeichnen oder dauerhaft speichern.
• Daten zu Persönlichkeitstypen: Unsere Software bietet die Möglichkeit, freiwillig an einem Fragebogen teilzunehmen, einen Bericht hochzuladen, oder ein passendes Persönlichkeits- oder Kompetenzprofil auszuwählen um einen Persönlichkeitstyp zu ermitteln. Dieser kann auch ohne Test direkt angegeben werden. Die Ergebnisse dienen dazu, dem Moderator im Rahmen des Coachings zu helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

18. Transparenzhinweis zum Einsatz Künstlicher Intelligenz

Unsere Software ist ein KI-gestützter Meeting-Coach. Gemäß den Transparenzgeboten informieren wir Sie hiermit transparent über die Funktionsweise der KI, mit der Sie interagieren:

Das System analysiert die oben genannten Metadaten der Kommunikation und Interaktion, um dem Moderator (unserem Kunden) automatisiertes Feedback und Coaching-Hinweise zur Verbesserung der Sitzungsleitung zu geben. Ein Teil dieser Funktionalität kann die Erkennung von Merkmalen sein, die als „Persönlichkeitstypen“ oder „Interaktionsmuster“ kategorisiert werden. Dies dient ausschließlich dem Coaching-Zweck innerhalb des jeweiligen Meetings. Die Nutzung dieser Funktionen ist für Sie als Teilnehmer stets freiwillig und erfordert eine aktive Mitwirkung.

Die Verarbeitung dieser Daten dient dem Zweck, unserem Kunden die vertraglich vereinbarten Funktionen von MeetEffX bereitzustellen. Eine Auswertung für eigene Zwecke von MeetEffX findet ausschließlich in anonymer, zusammengefasster Form statt, aus der sich weder auf einzelne Personen noch auf einzelne Kunden zurückschließen lässt, und ausschließlich zu den Zwecken des sicheren Betriebs, der Fehleranalyse und der Weiterentwicklung des Dienstes. Meeting-Inhalte sowie Ergebnisse der Persönlichkeits- und Stimmungsanalyse fließen in diese Statistiken nicht ein. Eine personenbezogene oder auf einzelne Kunden bezogene Auswertung findet nicht statt. Wir geben diese Statistiken nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht zu Werbezwecken und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

19. Weitergabe von Daten an Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse daran besteht oder Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben.

Zu den Empfängern Ihrer Daten können insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern und Dritten gehören:

• Anbieter von IT-Infrastruktur: Für den sicheren Betrieb unserer Plattform und die Speicherung unserer Daten (z.B. Rechenzentren, Hosting- und Datenbank-Provider).
• Zahlungsdienstleister: Zur Abwicklung von Zahlungen im Rahmen unserer Vertragsbeziehung.
• Buchhaltungs- und Rechnungsdienstleister: Zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen und Gutschriften sowie zur Erfüllung unserer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Anbieter von Kommunikations- und Marketing-Tools: Für den Versand von System-E-Mails sowie, falls Sie eingewilligt haben, für den Versand unseres Newsletters.
• Anbieter von Analyse- und Support-Tools: Zur Sicherstellung des stabilen Betriebs unserer Anwendung und zur Behebung von technischen Fehlern.
• Anbieter von Kalenderdiensten: Sofern Sie Ihr Nutzerkonto mit einem externen Kalender verknüpfen, werden Termindaten mit dem von Ihnen gewählten Anbieter ausgetauscht (siehe Nr. 10).
• Externe Berufsgeheimnisträger: Wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte, die wir für unsere ordnungsgemäße Geschäftsführung in Anspruch nehmen.
• Behörden und staatliche Stellen: Sofern wir zur Auskunft oder Übermittlung gesetzlich verpflichtet sind (z.B. gegenüber Finanzbehörden oder Gerichten).
• Inkassodienstleister: Zur Durchsetzung unserer Forderungen im Falle eines Zahlungsverzugs.
• Derzeit setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein: Hetzner Online GmbH (Server-/Hosting-Infrastruktur, Deutschland), Neon, Inc. (Datenbank-Hosting, EU-Region Frankfurt), Sendinblue GmbH / Brevo (Versand von System-E-Mails, Deutschland), Mistral AI SAS (KI-Funktionen für Textinhalte sowie Vorlesen von Lernhinweisen, Frankreich; Anfragen und Antworten werden dort 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch vorgehalten und nicht zum Training verwendet) sowie Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungsabwicklung, Irland). Verknüpfen Sie Ihr Nutzerkonto mit einem externen Kalender, treten die Google Ireland Limited (Google Kalender, Irland) und die Microsoft Ireland Operations Limited (Outlook/Microsoft 365, Irland) hinzu. Diese beiden Anbieter werden nicht in unserem Auftrag tätig; sie verarbeiten die Termindaten aufgrund des Vertragsverhältnisses, das zwischen Ihnen beziehungsweise Ihrem Arbeitgeber und dem jeweiligen Anbieter besteht.

Ergänzend setzen wir die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Rechnungsstellung und Buchhaltung mit Lexware Office, Deutschland) für die Buchhaltung sowie die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften ein. Übermittelt werden dorthin die für die Buchführung erforderlichen Angaben – bei Kunden die Rechnungsdaten, bei Partnern des Partnerprogramms zusätzlich die Abrechnungs- und Zahlungsdaten. Inhalte aus Meetings werden nicht übermittelt.

Sofern unsere Dienstleister als Auftragsverarbeiter für uns tätig werden, stellen wir durch den Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO sicher, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der Datenschutzgesetze verarbeitet werden.

20. Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU/EWR

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Sollten wir im Ausnahmefall Dienstleister einsetzen, die Daten in Staaten außerhalb des EWR (sogenannten Drittstaaten) verarbeiten oder dort ihren Sitz haben, findet eine Übermittlung nur statt, wenn für das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.

Dies kann durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) gewährleistet sein, wie er beispielsweise für Unternehmen besteht, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Liegt kein solcher Beschluss vor, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere auf den Abschluss der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln. Wir prüfen in diesen Fällen zudem, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

21. Ihre Rechte als betroffene Person

Die Datenschutz-Grundverordnung gewährt Ihnen eine Reihe von Rechten in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Bitte beachten Sie, dass für Daten, die wir in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden verarbeiten (siehe Teil C), Ihr primärer Ansprechpartner der jeweilige Kunde (der Verantwortliche) ist. Wir werden diesen jedoch bei der Beantwortung Ihres Anliegens nach Kräften unterstützen.

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben und weitere Informationen zur Verarbeitung erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten die Sie betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie das Recht, deren unverzügliche Berichtigung zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn diese für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie eine Einwilligung widerrufen haben oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist. Dieses Recht besteht nicht, soweit wir zur Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sofern wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung (z.B. für den Newsletter) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet Ihrer hier genannten Rechte steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

23. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir treffen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen gehören unter anderem die Verschlüsselung Ihrer Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, die Implementierung von strengen Zugriffskontrollen und die regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitskonzepte. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

24. Dauer der Speicherung

Reflexionen im persönlichen Lernspeicher (Nr. 11) speichern wir bis zu Ihrem Widerruf, längstens bis zur Löschung Ihres Nutzerkontos. Unterlagen aus dem Partnerprogramm (Nr. 12) unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren; die Bankverbindung löschen wir bereits mit Beendigung der Teilnahme und Ausgleich offener Zahlungen. Prüfprotokolle aus der Erprobung (Nr. 13) löschen wir spätestens nach drei Jahren. Kennzahlen des Meeting-Begleiters (Nr. 14) und die zugehörigen Nachweise Ihrer Freigaben löschen wir 730 Tage (zwei Jahre) nach dem Meeting automatisch.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer sind der jeweilige Zweck der Verarbeitung und die einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht). Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht.

25. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO), treffen wir nicht.

Automatisiert läuft allerdings die unter Nr. 9 c) beschriebene Prüfung ab, ob für eine E-Mail-Adresse bereits eine kostenlose Testphase in Anspruch genommen wurde. Ergibt diese Prüfung eine Sperre, wird eine weitere kostenlose Testphase nicht gewährt. Der kostenpflichtige Bezug des Dienstes bleibt hiervon unberührt; es wird Ihnen also weder ein Vertragsschluss noch der Zugang zum Dienst verwehrt. Wir sehen darin keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO. Unabhängig davon können Sie sich an privacy@meeteffx.com wenden: Über die Aufhebung einer Sperre entscheidet stets eine Person bei uns und nicht das System.

Die unter Nr. 18 beschriebenen KI-gestützten Hinweise des Dienstes sind Empfehlungen an den Moderator eines Meetings. Eine Entscheidung über Sie wird durch sie nicht getroffen; die Bewertung und jede daraus folgende Entscheidung obliegt allein unserem Kunden.

26. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets an die aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch unserer Website gilt jeweils die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu konsultieren.